Continuando con el análisis de referencias bibliográficas que abordan la relación entre determinados conceptos/tecnologías de aplicación en la empresa con la rentabilidad y el rendimiento, se analiza ahora el informe de Mckinsey: Document management: a hide source of value (acceso restringido a subscriptores)

En este informe se analiza el caso de una gran compañía del sector seguros que decide acometer un proyecto de centralización de la gestión de sus documentos, con el cual consigue ahorros en diferentes aspectos de la gestión.

Así, por ejemplo, se comenta un posible ahorro de entre 24 a 33 millones de euros, simplemente optimizando los documentos distribuidos a los cliente, con el uso de herramientas sencillas como: estandarización de documentos, diseño con especificaciones basadas en el coste final, incremento de la distribución electrónica y reducción de volúmenes.

Normalmente, los ahorros producidos por la gestión documental están en los denominados costes ocultos, es decir, aquellos que no son directamente medidos por las empresas y que suelen estar englobados en otros conceptos. Según Xerox , un estudio reciente de IDC muestra que las empresas gastan entre el 9 y el 13 por ciento de sus ingresos en crear, capturar, producir, distribuir, archivar y buscar documentos, pero el 90 por ciento de ellas no saben cuánto están gastando en gestión documental.

La gestión documental no sirve solamente como palanca para la reducción de costes, también se puede emplear para funciones como la atención al cliente, puesto que permite ejecutar servicios como la comunicación personalizada, o para funciones internas, tales como el aseguramiento de la calidad o la gestión de la innovación; puesto que la estructura documental necesaria para implantar este tipo de funciones encaja bien dentro de las características típicas de la gestión documental. Más aún, una adecuada gestión de los documentos podría reducir el coste burocrático de implantar un sistema procedimental de aseguramiento de la calidad (o de la gestión medioambiental, o de la prevención de riesgos laborales), sin renunciar a ninguno de sus beneficios.

Ánimo, hay mucho trabajo por hacer.

 

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