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Traducido íntegramente, con permiso del autor, de Gemba Panta Rei: What’s the ROI of a 5S Program?:

 

“Una lectora pregunta: “¿Cuál es el ROI (retorno sobre la inversión, N.T.) de un programa 5S?” Explica que ha leído en otro blog que es imposible calcular un retorno de la inversión para un programa 5S y esto le preocupa. Ha liderado los esfuerzos en 5S en su oficina y ahora que algunos de sus colegas y compañeros directivos han leído la entrada del blog mencionado, los opositores están saliendo de la nada y algunos directivos están cuestionando el valor de 5S.

 

Aunque es muy práctico implementar un sistema lean por partes, en vez de como un todo, es muy peligroso romper un sistema completo e integrado para aplicarlo poco a poco. Si empezamos a preguntar “¿Cuál es el ROI de ___” y buscar qué partes de nuestro sistema operativo se pueden eliminar sin perder ninguno de los beneficios, puede sobrevenir el desastre. Un caso típico es el de crear células de trabajo, pero no los documentos de normalización del trabajo, o ejecutar un evento Kaizen, pero no el seguimiento de las sesiones. Los efectos serían similares a ir a la carpeta de sistema de Windows y borrar los archivos que no se están ejecutando en ese momento. Yo no estaría muy contento la próxima vez que arranque mi equipo. El ejemplo perfecto es la reunión diaria de por la mañana o la de comienzo de turno. ¿Cuál es su ROI? Supongamos que es nulo. ¿Crees que sería conveniente eliminar este componente de un sistema de gestión “lean”?

 

La mejor manera de responder a esta pregunta sobre el retorno de la inversión es poner 5S en el contexto de transformación “lean” de mayor alcance que resulte en un cambio de cultura sostenible. Las actividades 5S deben facilitar y apoyar el retorno de la inversión de otras actividades “lean” como SMED (Single Minute Exchange of Die: cambio de herramienta en (pocos) minutos, N.T.), para reducir el tiempo perdido en los cambios de trabajo, la reducción de tamaño de los lotes y, por tanto, de WIP (“Work in Progress” o inventario en curso, N.T.), TPM (“Total Production Maintenance” o mantenimiento productivo total, N.T.), para reducir las paradas de máquinas, o simplemente para mejorar la productividad reduciendo el tiempo dedicado a buscar artículos. Cada uno de estos ejemplos puede tener un cálculo del ROI, si es que las deficiencias de nuestra contabilidad y sistemas de medición lo permiten, pero eso es otra discusión distinta de la relativa a “el retorno de la inversión de un programa 5S”. Por lo tanto, como para un programa 5S se pueden obtener costes de los insumos y los beneficios resultantes, no veo motivo para que un cálculo de retorno de la inversión fuese difícil.

 

En la poco deseable situación de que el programa “5S” fuese realizado como una iniciativa de gestión independiente, el cálculo del retorno de la inversión puede ser más difícil. La lógica y las matemáticas en sí, no son nada difíciles, pero en realidad la vinculación del tiempo y el material empleado en 5S a un beneficio directo será difícil, porque donde mejor se recogen los logros alcanzados a través de las 5S es en su aplicación a otros sistemas “lean”. Una limpieza del lugar de trabajo puede reducir los accidentes, las pérdidas de calidad, e incluso liberar valioso espacio que podría ser alquilado o vendido. Pero éstas son, a menudo, sorpresas agradables y no la razón por la cual una organización inicia 5S. Cuando la razón para iniciar 5S es porque es claramente lo que hay que hacer, porque se supone que es lo primero que se debe hacer en una aplicación “lean”, o porque el lugar sólo necesita una limpieza, la medición del retorno de la inversión será más difícil.

 

La contramedida para esta situación es hacer un análisis 5S, algunos análisis básicos causa-efecto de las pérdidas de coste en las áreas de seguridad, calidad y de espacio, por ejemplo, y enlazar fuertemente cualquier causa raíz relacionada con 5S a las causas de ahorros que se produzcan en el futuro. Muchas empresas hacen esto de otra manera, colocando etiquetas rojas a lo loco sin documentar a fondo el “antes” de la condición y luego luchando para justificar los esfuerzos de limpieza diaria que se requieren para sostener estos logros. Es demasiado tarde si usted ya ha comenzado, pero un programa 5S debe iniciarse con su finalidad en mente.

 

Conozco una pequeña empresa de éxito en electrónica que en su primer año no hizo nada más que tirar lo que no era necesario, colocar todo lo necesario en su lugar adecuado, y abrillantar el piso y las máquinas. Como resultado se ha desarrollado la disciplina, buenos hábitos de trabajo, conciencia de calidad y han convertido a una empresa en pérdidas en un negocio con beneficios. El beneficio fue de unos $2 millones y su coste fue de tan sólo unos líquidos de limpieza, lavar telas y mano de obra ociosa que optaron por mantener en lugar de despedir. Habría sido una pregunta muy fácil de responder, pero el Presidente nunca preguntó: “¿Cuál será el retorno de la inversión de este programa de 5S?”

 

Si alguien duda que las 5S puedan tener un retorno de la inversión, es que no las han entendido, y aquí están algunos artículos sobre las 5S que pueden ayudar. No resulta apropiado hacer declaraciones definitivas sobre si “un programa” puede o no puede tener un retorno de la inversión. “¿Cuál es el ROI de un programa 5S,” no es una pregunta bien formulada. En primer lugar, la definición de “programa” es demasiado vaga; ¿significa una iniciativa sagrada de varios años de gestión?, o ¿nos referimos a un proyecto de 60 días para poner precintos y etiquetas en la fábrica?, ¿o estamos hablando de un sistema humano que funciona en el fondo de nuestro sistema operativo de explotación, al igual que funciona un programa de software que se encarga de defragmentar periódicamente los archivos de nuestro ordenador?

 

Darle a algo un nombre como 5S y calificarlo como un “programa” puede hacer que la gente se sienta más cómodo con él. Sin embargo, el alcance y la finalidad deben estar claramente definidos por adelantado, y deben incluir los beneficios esperados. La capacidad humana para la resistencia al cambio no debe ser subestimada. “¿Cómo me afecta?” y “¿Cómo afecta a mi empresa?” necesitan comunicarse de forma clara en todo momento, puesto que pedimos a la gente que inviertan su tiempo y atención en una nueva forma de trabajar. La capacidad humana para el aprendizaje nunca debe ser subestimada, y 5S es una gran manera de conseguir implicación total en la mejora del lugar de trabajo. Si usted tiene que preguntar, “¿Cúal es el retorno de la inversión?” ¿en qué? …”

 

Ánimo, hay mucho trabajo por hacer.

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